Made on
Tilda
Какие документы нужны для трудоустройства иностранного работника в России в 2025 году: полный чек-лист для отдела кадров
Прием на работу иностранного гражданина — это зона повышенной ответственности для работодателя. Ошибки в проверке документов могут привести к гигантским штрафам до 1 000 000 рублей за каждого нелегального работника по статье 18.15 КоАП РФ, а в некоторых случаях — и к уголовной ответственности. Эта статья — практический чек-лист для кадровиков и руководителей, который поможет принять на работу иностранца без рисков и в полном соответствии с законом в 2025 году.
Базовый пакет документов для любого иностранного работника в 2025 году
Независимо от статуса и гражданства, при заключении трудового договора потребуются следующие четыре основных документа. Отсутствие любого из них — прямое основание для отказа в приеме на работу
1. Национальный паспорт
Действительный на момент трудоустройства. Обратите внимание на сроки действия и наличие признаков подделки
2. Нострифицированный перевод паспорта
Перевод основных страниц (с фото и данными), заверенный подписью и печатью бюро переводов или нотариуса. Срок действия перевода должен быть актуален. Просроченный перевод приравнивается к отсутствию документа
3. Миграционная карта
Действующая, с отметкой о цели въезда («работа» или иная, но не «туризм»), соответствующей реальной деятельности. Утрата карты должна быть восстановлена до допуска к работе
4. Полис ДМС или договор на мед. услуги
Полис ОМС для иностранных работников не подходит. Полис ДМС должен быть действительным и покрывать территорию региона трудоустройства. Проверьте срок действия и перечень медицинских услуг.
Чек-лист №1: Граждане безвизовых стран (работа по патенту)
К этой категории относятся граждане Узбекистана, Таджикистана, Азербайджана, Молдовы, Украины и других стран СНГ (кроме ЕАЭС). Для них ключевым документом является патент
1. Действительный патент на работу
Это ключевой документ, заменяющий разрешение на работу. Без него трудовой договор не может быть заключен.
2. Что проверить в патенте: 4 ключевых пункта
3. Уведомление о заключении трудового договор
Обязанность работодателя. Подается в территориальный орган МВД в течение 3 рабочих дней с даты заключения договора
Чек-лист №2: Граждане стран ЕАЭС (Армения, Беларусь, Казахстан, Киргизия)
Для этих граждан действует упрощенный порядок. Им НЕ НУЖЕН патент или разрешение на работу. Это значительно упрощает процедуру приема на работу
1. Документ, подтверждающий законное нахождение в РФ
Например, действующая регистрация по месту пребывания (миграционный учет)
2. СНИЛС (Страховое свидетельство)
Страховой номер индивидуального лицевого счета. Его можно оформить уже после приема на работу
Чек-лист №3: Визовые иностранцы (работа по разрешению)
К этой категории относятся граждане Китая, Турции, стран ЕС и других, въезжающих по визе. Процедура их трудоустройства — самая сложная и требует от работодателя подготовки.
1. Разрешение на работу для работодателя
Выдается вашему предприятию на конкретного сотрудника. Нужно проверить срок действия и актуальность
2. Рабочая виза сотрудника
Должна быть действующей, соответствовать цели визита и быть выданной на основании вашего разрешения на работу.
3. Квота на привлечение иностранной рабочей силы
Требуется для определенных профессий. Необходимо убедиться, что ваша компания получила квоту до трудоустройства сотрудника.
Чек-лист №4: Иностранцы с РВП или ВНЖ
Эти сотрудники имеют почти равные с россиянами права на труд. Им НЕ НУЖНЫ ни патент, ни разрешение на работу
1. Действительное РВП или ВНЖ
Нужно проверить срок действия и наличие отметки о регистрации по месту проживания. Это основной документ, заменяющий паспорт в большинстве ситуаций.
2. Отметка о праве на работу в РВП
Для некоторых категорий (например, лиц без гражданства) требуется отметка. Для большинства граждан стран СНГ, получивших РВП, она не нужна.
Как проверить подлинность документов иностранного работника
Не доверяйте документам на слово. Обязательно проверяйте их через официальные реестры МВД, чтобы избежать штрафов за прием на работу по поддельным документам
1. Проверка патента или разрешения на работу
Используйте онлайн-сервис проверки документов МВД РФ. Введите серию и номер документа
2. Проверка запрета на въезд
Проверьте сотрудника через сервис проверки запрета на въезд МВД по данным паспорта.
3. Визуальная проверка регистрации и виз
Внимательно изучите сроки, печати и адреса, указанные в документах. Все должно быть актуально и логично соотноситься
Типичные ошибки работодателей при проверке документов
Большинство штрафов выписываются из-за простых и легко устранимых ошибок. Вот список самых частых промахов, которых следует избегать
1. Просроченный перевод паспорта
Перевод должен быть актуальным. Если с момента завершения прошел год, его лучше переоформить
2. Несоответствие региона действия патента
Работа в Москве по патенту, выданному в Московской области, — незаконна и карается крупным штрафом
3. Просрочка подачи уведомления в МВД
Уведомление о заключении договора подается строго в течение 3 рабочих дней, а не календарных
4. Допуск к работе без действующего полиса ДМС
Это прямое нарушение. Проверяйте полис перед подписанием трудового договора
Не рискуйте бизнесом! Доверьте проверку документов нашим юристам
Самостоятельная проверка отнимает время и не дает 100% гарантии. Юристы компании «Migra.Pro» проводят полный юридический аудит документов иностранных сотрудников. Мы проверяем легальность статуса, подлинность документов через официальные реестры МВД и готовим полное заключение.
Наша помощь — это ваша гарантия:
Оставьте заявку на бесплатную консультацию. Наш специалист проанализирует документы ваших будущих сотрудников и даст четкие рекомендации по безопасному трудоустройству.